DGAP-HV: IVU Traffic Technologies AG: Bekanntmachung der Einberufung zur Hauptversammlung am 25.05.2022 in http://www.ivu.de/investoren/hauptversammlung mit dem Ziel der europaweiten Verbreitung gemäß §121 AktG

Wir laden unsere Aktionäre hiermit zur virtuellen
ordentlichen Hauptversammlung der
IVU Traffic Technologies AG ein, die

am Mittwoch, den 25. Mai 2022

um 11:00 Uhr (MESZ)

ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindet. Die gesamte Versammlung wird nach § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (Bundesgesetzblatt I Nr. 14 2020, S. 570) in der Fassung des Gesetzes zur weiteren Verkürzung des Restschuldbefreiungsverfahrens und zur Anpassung pandemiebedingter Vorschriften im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht sowie im Miet- und Pachtrecht vom 22. Dezember 2020 (Bundesgesetzblatt I Nr. 67 2020, S. 3328) (COVID-19-Gesetz) unter der Internetadresse

in Bild und Ton übertragen.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des § 121 Abs. 3 Satz 1 AktG ist der Sitz der Gesellschaft in der Bundesallee 88, 12161 Berlin.

TAGESORDNUNG

ANHANG

Vergütungsbericht nach § 162 AktG

Vergütung des Vorstands

Billigung des Vergütungssystems durch die Aktionäre

Gemäß dem durch das zum 1.1.2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) neu geschaffenen § 120a Abs. 1 AktG beschließt die Hauptversammlung der IVU Traffic Technologies AG bei jeder wesentlichen Änderung des Vergütungssystems, mindestens jedoch alle vier Jahre, über die Billigung des vom Aufsichtsrat vorgelegten Vergütungssystems für die Vorstandsmitglieder. Die erstmalige Beschlussfassung ist in der Hauptversammlung am 27.5.2021 erfolgt. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands wurde mit 97,5% der abgegebenen Stimmen gebilligt.

Vergütungssystem

Das Vergütungssystem leistet einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie der IVU Traffic Technologies AG und zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft. In Umsetzung des Unternehmenszwecks, öffentliche Mobilität für Personen und Güter auf hohem Niveau zu stärken und zu optimieren, will die IVU Traffic Technologies AG in ihrem Kerngeschäft wachsen und die Digitalisierung der Kunden vorantreiben. Das Vergütungssystem incentiviert die Erreichung der vorgenannten strategischen Ziele, unterstützt deren Verknüpfung und setzt wirksame Anreize für die langfristige wertschaffende Entwicklung des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen von Aktionären, Kunden, Mitarbeitern und weiteren Stakeholdern.

Die Festsetzung des Vergütungssystems erfolgt gemäß § 87 Abs. 1 AktG durch den Aufsichtsrat. Das Gesamtgremium des Aufsichtsrats berät und beschließt dabei über Empfehlungen des Präsidialausschusses. Der Präsidialausschuss entwickelt Empfehlungen zum System der Vorstandsvergütung. Er orientiert sich dabei an der Geschäftsstrategie und an der langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft sowie an den Empfehlungen des DCGK (Deutscher Corporate Governance Kodex). Präsidialausschuss und Aufsichtsrat können bei Bedarf die Beratung durch externe Vergütungsexperten in Anspruch nehmen. Dabei wird auf deren Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen geachtet. Für die Behandlung von Interessenkonflikten der Mitglieder des Aufsichtsrats werden die Empfehlungen des DCGK und die Regelungen der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse auch bei Festlegung, Prüfung und Umsetzung des Vergütungssystems eingehalten. Interessenkonflikte sind gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und von diesem nebst ihrer Behandlung der Hauptversammlung zu berichten. Im Falle eines Interessenkonflikts nimmt das betroffene Aufsichtsrats- bzw. Ausschussmitglied nicht an der diesbezüglichen Diskussion und Abstimmung im Aufsichtsrat beziehungsweise im Präsidialausschuss teil. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Die regelmäßige Prüfung des Vergütungssystems erfolgt durch den Aufsichtsrat. Er wird dabei vom Präsidialausschuss unterstützt, der die Prüfung vorbereitet und Empfehlungen ausspricht. Bei Bedarf beschließt der Aufsichtsrat Änderungen.

Bei der Festsetzung der Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds sorgt der Aufsichtsrat dafür, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Der Aufsichtsrat berücksichtigt dabei die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer der Gesellschaft. Im externen Vergleich der Gesamtbezüge wird eine im Hinblick auf die Marktstellung der Gesellschaft (insbesondere Branche, Größe, Land) geeignete Gruppe von Unternehmen aus Deutschland herangezogen. Im internen Vergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat die Vergütung des oberen Führungskreises und der Gesamtbelegschaft in Deutschland. Dies erfolgt über einen Vergleich der Relation der Vorstandsvergütung zu den Vergütungen der definierten Personengruppen. Der obere Führungskreis besteht aus der Geschäftsleitung, mithin aus der Führungsebene unterhalb des Vorstands. Im Falle von wesentlichen Verschiebungen der Relationen zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergleichsgruppen prüft der Aufsichtsrat die Ursachen und nimmt bei Fehlen sachlicher Gründe eine Anpassung der Vorstandsvergütung vor. Das Vergütungssystem belässt dem Aufsichtsrat die Flexibilität, bei der Höhe der Gesamtvergütung die Funktion und den Verantwortungsbereich des einzelnen Vorstandsmitglieds zu berücksichtigen. Das System erlaubt funktionsspezifische Differenzierungen - beispielsweise für den Vorstandsvorsitzenden.

Das Vergütungssystem des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG setzt sich aus festen/erfolgsunabhängigen und variablen/erfolgsabhängigen Bestandteilen zusammen.

Feste Vergütung

Die feste Vergütung setzt sich aus einem Grundgehalt und Nebenleistungen zusammen. Das Grundgehalt wird monatlich ausgezahlt. Mit dem Festgehalt ist eine etwaige Übernahme von Mandaten bei Konzerngesellschaften abgegolten. Sofern ein Vorstandsmitglied konzernfremde Aufsichtsratsmandate übernimmt, wird eine daraus erzielte Vergütung nicht auf die hiesige Vergütung angerechnet. Die Nebenleistungen beinhalten insbesondere einen ÖPNV-Zuschuss, die Überlassung eines Dienstwagens bzw. alternativ eine Kfz-Kompensation, sowie die Übernahme von allgemeinen Sicherheitsleistungen. Es gibt keine über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehenden Ruhegehalts- oder Vorruhestandsregelungen.

Variable Vergütung

Die Gewährung dieser Komponenten ist abhängig von finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskriterien. Die Leistungskriterien werden aus wirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens abgeleitet. Die variable Vergütung unterteilt sich in kurzfristige und langfristige Vergütungsbestandteile.

Kurzfristige variable Vergütung

Die kurzfristige variable Vergütung ('Short Term Incentive') setzt sich aus einer Tantieme und einer zielorientierten Sondervergütung zusammen.

Die Tantieme honoriert den operativen Erfolg des Unternehmens:

Die kurzfristig variable zielorientierte Sondervergütung wird fakultativ und individuell vereinbart. Sie ist abhängig von der Erreichung konkreter strategischer, nachhaltiger und operativer Herausforderungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds. Die Methode zur Feststellung der Zielerreichung folgt aus den jeweiligen Zielen. Sie wird bei Zielerreichung jährlich ausgezahlt.

Die gesamte kurzfristige variable Vergütung ist auf 150 % des Grundgehalts begrenzt.

Langfristige variable Vergütung

Die langfristige variable Vergütung ('Long Term Incentive') ist auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet. Die Gesellschaft möchte langfristig eine attraktive und nachhaltige Rendite für Ihre Aktionäre sicherstellen. Anspruch auf Übertragung und die Anzahl der Aktien, die an den Vorstand tatsächlich übertragen werden, hängt nach Grundsatz einer nachhaltigen Vergütung von der wirtschaftlichen Entwicklung der Gesellschaft während der Performanceperiode ab.

Der Laufzeitbeginn des Long Term Incentives ist der 1.1.2019. Das Long Term Incentive hat eine Laufzeit von vier Jahren und endet somit zum 31.12.2022 (Performanceperiode). Die Vergütungshöhe ist abhängig von der Kursentwicklung der IVU Traffic Technologies-Aktie relativ zur Entwicklung des TecDax während der Performanceperiode. Basis ist die Erreichung eines am Anfang der Performanceperiode vom Aufsichtsrat definierten Zielkurses zum Ende der Performanceperiode.

Die gesamten Ansprüche aus dem Long Term Incentive werden den Vorstandsmitgliedern in Form von Aktien der Gesellschaft vergütet, die einer Sperrfrist von einem Jahr unterliegen. Aufgrund der vorherigen vierjährigen Performanceperiode ist die Verfügungsmöglichkeit für diesen Vergütungsbestandteil somit für die Dauer von fünf Jahren nicht gegeben. Während der einjährigen Sperrfrist sind die den Vorstandsmitgliedern übertragenen Aktien stimm- und dividendenberechtigt. Die dem Vorstand zu übertragenden Aktien hat/wird die IVU Traffic Technologies AG im Rahmen eines Aktienrückkaufprogramms unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben als eigene Aktien zunächst erwerben oder sonst in der von der Hauptversammlung beschlossenen Weise unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben an den Vorstand ausgeben.

Die Berechnung der Anzahl der zu übertragenden Aktien basiert auf folgenden Bezugsgrößen:

Maximalvergütung

Die Maximalvergütung ist die Gesamtvergütung, die einem Vorstandsmitglied bei optimalem Geschäfts- und Aktienkursverlauf insgesamt für ein Geschäftsjahr maximal zufließt. Im Falle einer Maximalvergütung sollen Grundgehalt und Nebenleistungen rund 30 % der Vergütung, Tantieme und zielorientierte Sondervergütung rund 40 % und das Long Term Incentive rund 30 % entsprechen. Die Maximalvergütung pro Jahr beträgt für den gesamten Vorstand TEUR 2.850. Die Maximalvergütung schließt die anteilige Wertzuteilung des Long Term Incentives während der Performanceperiode ein.

Malus / Clawback

Die IVU Traffic Technologies AG kann bei schwerwiegenden und vorsätzlich oder grob fahrlässig begangenen Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen seine gesetzlichen Pflichten oder gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien zum Zwecke der Kompensation eines durch die Pflichtverletzung eingetretenen Schadens von dem Vorstandsmitglied für einen Zeitraum von bis zu sechsunddreißig Monaten, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Verstoßes, die für diesen Zeitraum ausgezahlten bzw. übertragenen variablen Vergütungsbestandteile ganz oder teilweise zurückfordern.
 

Ferner kann die Gesellschaft Leistungen variabler Vergütungsbestandteile zurückfordern, wenn die Höhe der Leistungen auf der Grundlage von falschen Informationen berechnet wurden. Die Gesellschaft ist berechtigt, den sich aus der Neuberechnung der Höhe im Vergleich zur erfolgten Auszahlung bzw. Übertragung ergebenden Unterschiedsbetrag zurückzufordern. Die Gesellschaft hat darzulegen, dass die zur Vergütungsberechnung zugrunde gelegten Informationen falsch waren und dass die variable Vergütung des Vorstandsmitglieds aus diesem Grund zu hoch war. Die Rückforderung setzt voraus, dass der Konzernabschluss, der die falsche Information enthält, oder dem die falsche Information zugrunde liegt, von dem Wirtschaftsprüfer oder der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der oder die den Konzernabschluss geprüft hat, nachträglich als fehlerhaft beurteilt wird.

Der Anspruch eines Vorstandsmitglieds auf Übertragung von Aktien auf Basis des Long Term Incentive Plans kann in bestimmten Beendigungskonstellationen abhängig vom Beendigungsgrund teilweise oder vollständig entfallen. Entlassungsentschädigungen werden nicht zugesagt. Bei einer Beendigung des Vorstandsamtes vor Ablauf der regulären Bestelldauer betragen eine mögliche an den Vorstand im Zusammenhang mit der Beendigung des Dienstvertrages zu gewährender Abfindung oder sonstige Leistungen einschließlich aller Nebenleistungen zusammen nicht mehr als den Wert von zwei Jahresvergütungen und nicht mehr als den Wert der Restlaufzeit des Dienstvertrages (Abfindungs-Cap).

Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG

Die gewährte individuelle Vergütung des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG betrug im Geschäftsjahr 2021 (mit Vergleichszahlen für 2020):

Die vorgesehene Maximalvergütung des Vorstands wurde nicht überschritten. Eine zielorientierte Sondervergütung wurde nicht vereinbart. Aus dem Long Term Incentive haben sich keine Vergütungen ergeben, da hier eine Zuteilung erst nach dem Ende der Performanceperiode erfolgt. Dadurch ergibt sich ein Anteil der festen Vergütung von rund 45% und der variablen Vergütung von rund 55%. Rückforderungen aus Malus / Clawback-Regelungen sind nicht gestellt worden.

Vergütung des Aufsichtsrats

Beschlussfassung über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder

Nach § 113 Abs. 3 AktG in der durch das zum 1.1.2020 in Kraft getretene Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) geänderten Fassung ist bei der IVU Traffic Technologies AG mindestens alle vier Jahre über die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder Beschluss zu fassen. Die erstmalige Beschlussfassung ist in der Hauptversammlung am 27.5.2021 erfolgt. Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung der Gesellschaft beschließt die Hauptversammlung über die Aufsichtsratsvergütung. Gemäß § 15 Abs. 1 Satz 2 der Satzung der Gesellschaft hat bei der Festsetzung der Höhe der Vergütung die Hauptversammlung den Vorsitz und den stellvertretenden Vorsitz im Aufsichtsrat sowie den Vorsitz und die Mitgliedschaft in den Aufsichtsratsausschüssen besonders zu berücksichtigen. Das Vergütungssystem wurde in der Hauptversammlung am 27.5.2021 mit 92,8 % der abgegebenen Stimmen beschlossen und die Vergütung entsprechend festgesetzt. Die Regelungen gelten für das gesamte Geschäftsjahr 2021 bis zum Geschäftsjahr 2025 oder bis zu einer Neufestsetzung gemäß § 15 Abs. 1 Satz 1 der Satzung.

Vergütungssystem

Für das Geschäftsjahr 2021 und die folgenden Geschäftsjahre sollten aufgrund zeitlich und inhaltlich gestiegener Anforderungen an die Mitglieder des Aufsichtsrats durch den Gesetzgeber, die Beachtung der Regeln des DCGK und die zunehmende Komplexität der Geschäftstätigkeit der IVU das Vergütungssystem sowie die darin geregelte Höhe der Vergütung angepasst werden. Der Aufsichtsrat hat hierzu gemeinsam mit einem externen Berater auch einen horizontalen Peer Group-Vergleich durchgeführt, um eine im Vergleich moderate, aber den Anforderungen und den Verpflichtungen angemessene Vergütung der Aufsichtsratstätigkeit zu ermitteln. Die auf die Aufsichtsratstätigkeit gegebenenfalls entfallene Umsatzsteuer wird den Aufsichtsratsmitgliedern erstattet; bei unterjährigem Ein- oder Austritt in den Aufsichtsrat oder in Ausschüsse erfolgt eine zeitanteilige Vergütung auf Basis angefangener Kalendermonate.

Feste Basisvergütung

Jedes Aufsichtsratsmitglied erhält neben dem Ersatz seiner Auslagen im Zusammenhang mit seiner Aufsichtsratstätigkeit für jedes volle Geschäftsjahr seiner Zugehörigkeit zu diesem Gremium eine feste jährliche Basisvergütung in Höhe von TEUR 18,0 (bisher: TEUR 15,0). Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erhält zusätzlich einen festen jährlichen Zuschlag von 200 % der Basisvergütung, somit insgesamt TEUR 54,0 (bisher: TEUR 30,0). Der stellvertretende Vorsitzende erhält einen festen jährlichen Zuschlag in Höhe von 50 % der Basisvergütung, folglich insgesamt TEUR 27,0 (bisher: TEUR 18,8).

Feste Vergütung für Ausschusstätigkeiten

Für die Tätigkeit im Präsidialausschuss oder im Prüfungsausschuss erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrats einen jährlichen Zuschlag von 25 % der Basisvergütung, somit TEUR 4,5 (bisher: TEUR 3,8). Der Vorsitz im Präsidialausschuss wird mit 50 % der jährlichen Basisvergütung oder TEUR 9,0 (bisher: TEUR 7,5) honoriert, während für den Vorsitz des Prüfungsausschusses 100 % der Basisvergütung und somit TEUR 18 (bisher: TEUR 7.5) gewährt werden.

Vergütung im Sinne des § 162 Abs. 1 Satz 1 AktG

Die individuelle Vergütung des Aufsichtsrates der IVU Traffic Technologies AG betrug im Geschäftsjahr 2021 (mit Vergleichszahlen für 2020):
 

Jährliche Veränderung der Vergütung

Die folgende Tabelle zeigt die prozentuale Veränderung der Gesamtvergütung der Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats im Vergleich zur durchschnittlichen Vergütung der Mitarbeiter und zur Ertragsentwicklung der IVU Traffic Technologies AG. Beginnend mit dem Jahr 2020 wird ein sukzessiver Aufbau der jährlichen Veränderung bis zum Geschäftsjahr 2025 angestrebt.

Die Entwicklung der durchschnittlichen Vergütung der Arbeitnehmer wird auf die durchschnittliche Vergütung der gesamten Belegschaft der IVU AG an den deutschen Standorten abgestellt. Zur Sicherstellung der Vergleichbarkeit wurde bei Teilzeitarbeitskräften die Vergütung auf Vollzeitäquivalente hochgerechnet. Bei der Vergütung der Mitarbeiter wird darüber hinaus ein Vergleich zur durchschnittlichen Vergütung von Arbeitnehmern der IVU AG angeführt, deren Betriebszugehörigkeit sich mindestens auf die Geschäftsjahre 2020 und 2021 erstreckt.
 

Vermerk über die formelle Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AKTG

Vermerk des unabhängigen Wirtschaftsprüfers über die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG

An die IVU Traffic Technologies AG, Berlin

Prüfungsurteil

Wir haben den Vergütungsbericht der IVU Traffic Technologies AG, Berlin, für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2021 daraufhin formell geprüft, ob die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG im Vergütungsbericht gemacht wurden. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir den Vergütungsbericht nicht inhaltlich geprüft.

Nach unserer Beurteilung sind im beigefügten Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden. Unser Prüfungsurteil erstreckt sich nicht auf den Inhalt des Vergütungsberichts.

Grundlage für das Prüfungsurteil

Wir haben unsere Prüfung des Vergütungsberichts in Übereinstimmung mit § 162 Abs. 3 AktG unter Beachtung des IDW Prüfungsstandards: Die Prüfung des Vergütungsberichts nach § 162 Abs. 3 AktG (IDW PS 870(08.2021)) durchgeführt. Unsere Verantwortung nach dieser Vorschrift und diesem Standard ist im Abschnitt 'Verantwortung des Wirtschaftsprüfers' unseres Vermerks weitergehend beschrieben. Wir haben als Wirtschaftsprüferpraxis die Anforderungen des IDW Qualitätssicherungsstandards: Anforderungen an die Qualitätssicherung in der Wirtschaftsprüferpraxis (IDW QS 1) angewendet. Die Berufspflichten gemäß der Wirtschaftsprüferordnung und der Berufssatzung für Wirtschaftsprüfer/vereidigte Buchprüfer einschließlich der Anforderungen an die Unabhängigkeit haben wir eingehalten.

Verantwortung des Vorstands und des Aufsichtsrats

Der Vorstand und der Aufsichtsrat sind verantwortlich für die Aufstellung des Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, der den Anforderungen des § 162 AktG entspricht. Ferner sind sie verantwortlich für die internen Kontrollen, die sie als notwendig erachten, um die Aufstellung eines Vergütungsberichts, einschließlich der dazugehörigen Angaben, zu ermöglichen, der frei von wesentlichen - beabsichtigten oder unbeabsichtigten - falschen Darstellungen ist.

Verantwortung des Wirtschaftsprüfers

Unsere Zielsetzung ist, hinreichende Sicherheit darüber zu erlangen, ob im Vergütungsbericht in allen wesentlichen Belangen die Angaben nach § 162 Abs. 1 und 2 AktG gemacht worden sind, und hierüber ein Prüfungsurteil in einem Vermerk abzugeben. Wir haben unsere Prüfung so geplant und durchgeführt, dass wir durch einen Vergleich der im Vergütungsbericht gemachten Angaben mit den in § 162 Abs. 1 und 2 AktG geforderten Angaben die formelle Vollständigkeit des Vergütungsberichts feststellen können. In Einklang mit § 162 Abs. 3 AktG haben wir die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts nicht geprüft.

Umgang mit etwaigen irreführenden Darstellungen

Im Zusammenhang mit unserer Prüfung haben wir die Verantwortung, den Vergütungsbericht unter Berücksichtigung der Kenntnisse aus der Abschlussprüfung zu lesen und dabei für Anzeichen aufmerksam zu bleiben, ob der Vergütungsbericht irreführende Darstellungen in Bezug auf die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die inhaltliche Vollständigkeit der einzelnen Angaben oder die angemessene Darstellung des Vergütungsberichts enthält.

Falls wir auf Grundlage der von uns durchgeführten Arbeiten zu dem Schluss gelangen, dass eine solche irreführende Darstellung vorliegt, sind wir verpflichtet, über diese Tatsache zu berichten. Wir haben in diesem Zusammenhang nichts zu berichten.

Berlin, 30. März 2022

Vergütungssystem des Vorstands ab dem Geschäftsjahr 2023

Grundlagen

Das Vergütungssystem leistet einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Geschäftsstrategie der IVU Traffic Technologies AG und zur langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft. In Umsetzung des Unternehmenszwecks, öffentliche Mobilität für Personen und Güter auf hohem Niveau zu stärken und zu optimieren, will die IVU Traffic Technologies AG in ihrem Kerngeschäft wachsen und die Digitalisierung ihrer Kunden vorantreiben. Das Vergütungssystem incentiviert die Erreichung der vorgenannten strategischen Ziele, unterstützt deren Verknüpfung und setzt wirksame Anreize für die langfristige wertschaffende Entwicklung des Unternehmens unter Berücksichtigung der Interessen von Aktionären, Kunden, Mitarbeitern und weiteren Stakeholdern.

Die Festsetzung des Vergütungssystems erfolgt gemäß § 87 Abs. 1 AktG durch den Aufsichtsrat. Das Gesamtgremium des Aufsichtsrats berät und beschließt dabei über Empfehlungen des Präsidialausschusses. Der Präsidialausschuss entwickelt Empfehlungen zum System der Vorstandsvergütung. Er orientiert sich dabei an der Geschäftsstrategie und an der langfristigen und nachhaltigen Entwicklung der Gesellschaft sowie an den Empfehlungen des DCGK (Deutscher Corporate Governance Kodex). Präsidialausschuss und Aufsichtsrat können bei Bedarf die Beratung durch externe Vergütungsexperten in Anspruch nehmen. Dabei wird auf deren Unabhängigkeit vom Vorstand und vom Unternehmen geachtet. Für die Behandlung von Interessenkonflikten der Mitglieder des Aufsichtsrats werden die Empfehlungen des DCGK und die Regelungen der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse auch bei Festlegung, Prüfung und Umsetzung des Vergütungssystems eingehalten. Interessenkonflikte sind gegenüber dem Aufsichtsrat offenzulegen und von diesem nebst ihrer Behandlung der Hauptversammlung zu berichten. Im Falle eines Interessenkonflikts nimmt das betroffene Aufsichtsrats- bzw. Ausschussmitglied nicht an der diesbezüglichen Diskussion und Abstimmung im Aufsichtsrat beziehungsweise im Präsidialausschuss teil. Das vom Aufsichtsrat beschlossene Vergütungssystem wird der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegt. Die regelmäßige Prüfung des Vergütungssystems erfolgt durch den Aufsichtsrat. Er wird dabei vom Präsidialausschuss unterstützt, der die Prüfung vorbereitet und Empfehlungen ausspricht. Bei Bedarf beschließt der Aufsichtsrat Änderungen.

Bei der Festsetzung der Gesamtbezüge des einzelnen Vorstandsmitglieds sorgt der Aufsichtsrat dafür, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Vorstandsmitglieds sowie zur Lage der Gesellschaft stehen und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigen. Der Aufsichtsrat berücksichtigt dabei die Vergütungs- und Beschäftigungsbedingungen der Arbeitnehmer der Gesellschaft. Im externen Vergleich der Gesamtbezüge wird eine im Hinblick auf die Marktstellung der Gesellschaft (insbesondere Branche, Größe, Land) geeignete Gruppe von Unternehmen aus Deutschland herangezogen. Im internen Vergleich berücksichtigt der Aufsichtsrat die Vergütung des oberen Führungskreises und der Gesamtbelegschaft in Deutschland. Dies erfolgt über einen Vergleich der Relation der Vorstandsvergütung zu den Vergütungen der definierten Personengruppen. Der obere Führungskreis besteht aus der Geschäftsleitung, mithin aus der Führungsebene unterhalb des Vorstands. Im Falle von wesentlichen Verschiebungen der Relationen zwischen der Vergütung des Vorstands und der Vergleichsgruppen prüft der Aufsichtsrat die Ursachen und nimmt bei Fehlen sachlicher Gründe eine Anpassung der Vorstandsvergütung vor. Das Vergütungssystem belässt dem Aufsichtsrat die Flexibilität, bei der Höhe der Gesamtvergütung die Funktion und den Verantwortungsbereich des einzelnen Vorstandsmitglieds zu berücksichtigen.

Das Vergütungssystem des Vorstands der IVU Traffic Technologies AG setzt sich aus festen/erfolgsunabhängigen und variablen/erfolgsabhängigen Bestandteilen zusammen:
 

Feste Vergütung

Die feste Vergütung setzt sich aus einem Grundgehalt und Nebenleistungen zusammen. Das Grundgehalt wird monatlich ausgezahlt. Mit dem Grundgehalt ist eine etwaige Übernahme von Mandaten bei Konzerngesellschaften abgegolten. Sofern ein Vorstandsmitglied konzernfremde Aufsichtsratsmandate übernimmt, wird eine daraus erzielte Vergütung nicht auf die hiesige Vergütung angerechnet. Die Nebenleistungen beinhalten insbesondere einen ÖPNV-Zuschuss, die Überlassung eines Dienstwagens bzw. alternativ eine Kfz-Kompensation, sowie die Übernahme von allgemeinen Sicherheitsleistungen. Es gibt keine über die gesetzlichen Vorgaben hinausgehenden Ruhegehalts- oder Vorruhestandsregelungen.

Variable Vergütung

Die Gewährung dieser Komponenten ist abhängig von finanziellen und nichtfinanziellen Leistungskriterien. Die Leistungskriterien werden aus wirtschaftlichen Kennzahlen des Unternehmens abgeleitet. Die variable Vergütung unterteilt sich in kurzfristige und langfristige Vergütungsbestandteile.

Die kurzfristige variable Vergütung ('Short Term Incentive') setzt sich aus einer Tantieme und einer zielorientierten Sondervergütung zusammen.

Die Tantieme honoriert den operativen Erfolg des Unternehmens, sie setzt sich wie folgt zusammen:

Die zielorientierte Sondervergütung wird fakultativ und individuell vereinbart. Sie ist abhängig von der Erreichung konkreter strategischer, nachhaltiger und operativer Herausforderungen des jeweiligen Vorstandsmitglieds. Die Methode zur Feststellung der Zielerreichung folgt aus den jeweiligen Zielen. Sie wird bei Zielerreichung jährlich ausgezahlt. Die zielorientierte Sondervergütung ist auf 50 % des Grundgehalts begrenzt.

Langfristige variable Vergütung

Die langfristige variable Vergütung ('Long Term Incentive') ist auf die langfristige Entwicklung der Gesellschaft ausgerichtet. Maßgebliches Erfolgsziel für die Berechnung des Long Term Incentives ist die Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft während der Performanceperiode unter Berücksichtigung der Wertentwicklung des Vergleichsindex und unter Berücksichtigung der Erreichung der Nachhaltigkeitsziele (ESG-Kriterien).

Das Long Term Incentive hat eine Laufzeit von vier Jahren, es beginnt am 1.1.2023 und endet am 31.12.2026 (Performanceperiode). Die gesamten Ansprüche aus dem Long Term Incentive werden den Vorstandsmitgliedern erst nach Ablauf der Performanceperiode in Form von Aktien der Gesellschaft vergütet, die einer Sperrfrist von zwei Jahren unterliegen. Aufgrund der vorherigen vierjährigen Performanceperiode ist die Verfügungsmöglichkeit für diesen Vergütungsbestandteil somit für die Dauer von sechs Jahren nicht gegeben. Während der zweijährigen Sperrfrist sind die den Vorstandsmitgliedern übertragenen Aktien stimm- und dividendenberechtigt. Die dem Vorstand zu übertragenden Aktien hat/wird die IVU Traffic Technologies AG im Rahmen eines Aktienrückkaufprogramms unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben als eigene Aktien zunächst erwerben oder sonst in der von der Hauptversammlung beschlossenen Weise unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben an den Vorstand ausgeben.

Die Steigerung der Marktkapitalisierung wird wie folgt ermittelt:

Die Erfolgsziele für die Erreichung der ESG-Kriterien (Environment, Social, Governance) für nachhaltiges unternehmerisches Wirken orientieren sich an der Mitarbeiterzufriedenheit abgeleitet aus der Umfrage 'Great Place To Work' (GPTW) und am Frauenanteil im Führungskreis der Gesellschaft. Die ESG-Kriterien sind wie folgt definiert:

Zur Berechnung der Anzahl der am Ende der Performanceperiode zu übertragenden Aktien wird nun die indexgewichtete Steigerung der Marktkapitalisierung der Gesellschaft mit dem ESG-Faktor und einem definierten Anteil für jedes Vorstandsmitglied multipliziert. Die langfristige variable Vergütung ist dabei für die Summe der vierjährigen Performanceperiode auf 400 % eines jährlichen Grundgehalts begrenzt.

Die Übertragung der Aktien findet so bald als möglich nach dem Ablauf der Performanceperiode statt. Für die Übertragung der Aktien wird der durchschnittliche XETRA-Schlusskurs der IVU-Aktie der letzten 30 Handelstage herangezogen.

Maximalvergütung

Die Maximalvergütung ist die Gesamtvergütung, die einem Vorstandsmitglied bei optimalem Geschäftsverlauf insgesamt für ein Geschäftsjahr maximal zufließt. Im Falle einer Maximalvergütung sollen Grundgehalt und Nebenleistungen rund 25 % der Vergütung, Tantieme und zielorientierte Sondervergütung rund 50 % und das Long Term Incentive rund 25 % betragen. Die Maximalvergütung pro Jahr beträgt für den gesamten Vorstand höchstens TEUR 3.700. Die Maximalvergütung schließt die anteilige Wertzuteilung des Long Term Incentives während der Performanceperiode ein.

Malus / Clawback

Die IVU Traffic Technologies AG kann bei schwerwiegenden und vorsätzlich oder grob fahrlässig begangenen Verstößen eines Vorstandsmitglieds gegen seine gesetzlichen Pflichten oder gegen unternehmensinterne Verhaltensrichtlinien zum Zwecke der Kompensation eines durch die Pflichtverletzung eingetretenen Schadens von dem Vorstandsmitglied für einen Zeitraum von bis zu sechsunddreißig Monaten, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Verstoßes, die für diesen Zeitraum ausgezahlten bzw. übertragenen variablen Vergütungsbestandteile ganz oder teilweise zurückfordern.

Ferner kann die Gesellschaft Leistungen variabler Vergütungsbestandteile zurückfordern, wenn die Höhe der Leistungen auf der Grundlage von falschen Informationen berechnet wurden. Die Gesellschaft ist berechtigt, den sich aus der Neuberechnung der Höhe im Vergleich zur erfolgten Auszahlung bzw. Übertragung ergebenden Unterschiedsbetrag zurückzufordern. Die Gesellschaft hat darzulegen, dass die zur Vergütungsberechnung zugrunde gelegten Informationen falsch waren und dass die variable Vergütung des Vorstandsmitglieds aus diesem Grund zu hoch war. Die Rückforderung setzt voraus, dass der Konzernabschluss, der die falsche Information enthält, oder dem die falsche Information zugrunde liegt, von dem Wirtschaftsprüfer oder der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, der oder die den Konzernabschluss geprüft hat, nachträglich als fehlerhaft beurteilt wird.

Der Anspruch eines Vorstandsmitglieds auf Übertragung von Aktien auf Basis des Long Term Incentive Plans kann in bestimmten Beendigungskonstellationen abhängig vom Beendigungsgrund teilweise oder vollständig entfallen. Entlassungsentschädigungen werden nicht zugesagt. Bei einer Beendigung des Vorstandsamtes vor Ablauf der regulären Bestelldauer betragen eine mögliche an den Vorstand im Zusammenhang mit der Beendigung des Dienstvertrages zu gewährender Abfindung oder sonstige Leistungen einschließlich aller Nebenleistungen zusammen nicht mehr als den Wert von zwei Jahresvergütungen und nicht mehr als den Wert der Restlaufzeit des Dienstvertrages (Abfindungs-Cap).

VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung nach Maßgabe von § 1 Abs. 1 und Abs. 2 COVID-19-Gesetz als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten durchgeführt wird und die Aktionäre ihre Stimmen auch im Wege der elektronischen Kommunikation nach Maßgabe der nachfolgend dargestellten Vorgaben abgeben können. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, des Vorsitzenden des Vorstands und eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars sowie gegebenenfalls weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Bundesallee 88, 12161 Berlin, statt. Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter wird ebenfalls physisch anwesend sein. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung 2022 als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Übertragung der Hauptversammlung und HV-Portal

Die Hauptversammlung wird am Mittwoch, den 25. Mai 2022 ab 11:00 Uhr (MESZ) für Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, live vollständig in Bild und Ton im Internet unter

übertragen. Die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet ermöglicht keine Teilnahme im Sinne des § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG.

Unter dieser Adresse unterhält die Gesellschaft ab dem 4. Mai 2022 zudem ein internetgestütztes HV-Portal. Das Portal ermöglicht im Vorfeld der Hauptversammlung die Stimmrechtsausübung der Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, im Wege der elektronischen Briefwahl sowie die Vollmachtserteilung und eröffnet den Aktionären, ihr Fragerecht im Wege der elektronischen Kommunikation auszuüben. Aktionäre, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können unter der genannten Adresse im HV-Portal während der Dauer der Hauptversammlung Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung einlegen.

Voraussetzungen für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die den Nachweis des Anteilsbesitzes durch den Letztintermediär in Textform gemäß § 67c Abs. 3 AktG erbracht haben. Der Nachweis des Anteilsbesitzes kann der Gesellschaft auch direkt durch den Letztintermediär übermittelt werden. Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss in deutscher oder englischer Sprache verfasst sein und sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 4. Mai 2022, 0:00 Uhr (MESZ) (sog. Nachweisstichtag), beziehen.

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse spätestens bis zum Ablauf des 18. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugegangen sein:

IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Wir empfehlen unseren Aktionären, frühzeitig ihr depotführendes Institut zu kontaktieren, um einen ordnungsgemäßen und fristgemäß eingehenden Nachweis des Letztintermediärs nach § 67c Abs. 3 AktG bei der Gesellschaft sicherzustellen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Der Umfang des Stimmrechts bemisst sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für den Zugang zum HV-Portal und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich, d.h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung im Internet und den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht stimmberechtigt und erhalten keinen Zugang zum HV-Portal.

Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, werden persönliche Stimmrechtskarten mit weiteren Informationen zur Stimmrechtsausübung zugesandt, auf denen die Zahl der dem Inhaber zustehenden Stimmen verzeichnet ist. Die Stimmrechtskarte enthält für jeden Aktionär eine individuelle Zugangsnummer, mit dem die Aktionäre das unter der folgenden Internetadresse

zugängliche, vor der Öffentlichkeit geschützte HV-Portal der Gesellschaft nutzen können, um die gesamte virtuelle Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung live zu verfolgen und ihre Stimmrechte nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben auszuüben. Das HV-Portal steht vor und während der Hauptversammlung zur Verfügung.

Um den rechtzeitigen Erhalt der Stimmrechtskarten sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die oben genannte Adresse Sorge zu tragen.

Verfahren für die Stimmrechtsausübung durch Briefwahl

Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl sowie der Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Werden andere Personen als der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt, müssen diese die Stimmrechte ebenfalls im Wege der elektronischen Briefwahl ausüben oder ihrerseits die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (unter-)bevollmächtigen. Die elektronische Briefwahl über das HV-Portal unter der Internetadresse

ist ab dem 4. Mai 2022 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Briefwahl' vorgesehen. Über das HV-Portal können Aktionäre, auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung, etwaige zuvor im Wege der Briefwahl erfolgte Stimmabgaben ändern oder widerrufen.

Verfahren für Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre haben die Möglichkeit, Vollmacht und Weisungen an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu erteilen. Die Erteilung von Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter über das HV-Portal unter der Internetadresse

ist ab dem 4. Mai 2022 bis zum Beginn der Abstimmungen am Tag der Hauptversammlung möglich. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Vollmacht und Weisungen' vorgesehen. Über das HV-Portal können Aktionäre, auch noch während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmung, etwaige zuvor erteilte Weisungen ändern oder widerrufen.

Zusammen mit der Stimmrechtskarte für die virtuelle Hauptversammlung erhalten die Aktionäre ein Vollmachts- und Weisungsformular, das verwendet werden kann. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Formular zugesandt. Dieses ist außerdem im Internet abrufbar unter:

Bei Verwendung des Formulars stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten zur Verfügung:

IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Das Vollmachts- und Weisungsformular ist an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis zum 24. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ) (Datum des Eingangs) zugehen.

Soweit Aktionäre den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen, müssen sie diesen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilen. Wird für einzelne Beschlussvorschläge keine Weisung gegeben, wird dies als Enthaltung gewertet. Doppel-Markierungen werden als ungültig gewertet. Die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen.

Stimmrechtsvertretung durch Dritte

Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch Bevollmächtigte, z.B. einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten ausüben lassen.

Auch im Fall der Bevollmächtigung eines Dritten bedarf es des ordnungsgemäßen Nachweises des Anteilsbesitzes (siehe oben). Die Vollmacht kann sowohl gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft erklärt werden. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, soweit sie nicht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt wird, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Für die Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution gelten die speziellen Bestimmungen in § 135 AktG, insbesondere bezüglich der Form der Erteilung der Vollmacht. Auch die von den Intermediären, Aktionärsvereinigungen und gleichgestellten Personen und Institutionen insoweit vorgegebenen Regelungen sind zu beachten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Zusammen mit der Stimmrechtskarte für die virtuelle Hauptversammlung erhalten die Aktionäre ein Vollmachtsformular, das bei der Stimmabgabe durch Vertreter verwendet werden kann. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt. Dieses ist außerdem im Internet unter

abrufbar. Eine Verpflichtung zur Verwendung des von der Gesellschaft angebotenen Vollmachtsformulars besteht nicht.

Es stehen nachfolgend genannte Kontaktdaten, insbesondere auch für die elektronische Übermittlung, zur Verfügung:

IVU Traffic Technologies AG
c/o Link Market Services GmbH
Landshuter Allee 10
80637 München
E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de

Das Vollmachtsformular ist ausschließlich an die oben genannte Postanschrift oder E-Mail-Adresse zu übermitteln und muss dort bis zum 24. Mai 2022, 24.00 Uhr (MESZ) (Datum des Eingangs) zugehen. Eine Übermittlung an die Gesellschaft per E-Mail ist auch am Tag der Hauptversammlung noch möglich.

Rechte der Aktionäre

Tagesordnungsergänzungsverlangen gemäß § 122 Absatz 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 des Grundkapitals erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der IVU Traffic Technologies AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 30 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 122 Abs. 2 Satz 3 AktG nicht mitzurechnen), also spätestens am Sonntag, den 24. April 2022, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Bitte richten Sie entsprechende Verlangen an die nachfolgende Adresse:

IVU Traffic Technologies AG
Vorstand
Bundesallee 88
12161 Berlin

Die betreffenden Aktionäre haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 S. 3 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens bei der Gesellschaft Inhaber der erforderlichen Zahl an Aktien sind und die Mindestaktienzahl bis zur Entscheidung über den Antrag halten.

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126 Absatz 1, 127 AktG

Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, können gemäß COVID-19-Gesetz Gegenanträge und Wahlvorschläge nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe der nachfolgenden Vorgaben übermitteln:

Die Gesellschaft wird Gegenanträge im Sinne des § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge im Sinne des § 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung unverzüglich unter

zugänglich machen, wenn sie der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), d.h. bis spätestens Dienstag, den 10. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), der Gesellschaft an nachfolgend genannte Adresse übersandt hat:

IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
E-Mail: ir@ivu.de

und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht zur Zugänglichmachung gemäß § 126 AktG bzw. § 127 AktG erfüllt sind. Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein; bei Wahlvorschlägen bedarf es keiner Begründung.

Die innerhalb der vorgenannten Frist eingegangenen Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt. Gegenanträge oder Wahlvorschläge, die nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen der Gesellschaft fristgemäß zugegangen sind, werden gemäß COVID-19-Gesetz in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der virtuellen Hauptversammlung gestellt worden und werden zur Abstimmung gestellt.

Fragerecht gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3,Satz 2 COVID-19-Gesetz

Aktionären wird nach Maßgabe von § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz ein Fragerecht im Wege elektronischer Kommunikation eingeräumt. Der Vorstand kann auch vorgeben, dass Fragen bis spätestens einen Tag vor der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand der IVU Traffic Technologies AG mit Zustimmung des Aufsichtsrats Gebrauch gemacht.

Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, wie er Fragen beantwortet. Die Verwaltung kann gleichlautende Fragen im Interesse der Aktionäre zusammenfassen. Nur Fragen in deutscher Sprache werden berücksichtigt.

Fragen von Aktionären, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, sind bis spätestens einen Tag vor Beginn der Hauptversammlung, also Montag, den 23. Mai 2022, 24:00 Uhr (MESZ), über das unter der Internetadresse

zugängliche HV-Portal der Gesellschaft einzureichen. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Fragen' vorgesehen.

Nach Ablauf der vorstehend genannten Frist können Fragen nicht mehr eingereicht werden. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Es ist vorgesehen, die Fragensteller im Rahmen der Fragenbeantwortung grundsätzlich namentlich zu nennen, sofern diese der namentlichen Nennung nicht ausdrücklich widersprochen haben.

Erklärung von Widersprüchen zu Protokoll

Aktionäre, die ihren Aktienbesitz nachgewiesen und die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können am Tag der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung über das HV-Portal auf elektronischem Wege Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu Protokoll des Notars erklären. Hierfür ist im HV-Portal die Schaltfläche 'Widerspruch einlegen' vorgesehen.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die IVU Traffic Technologies AG verarbeitet personenbezogene Daten (d.h. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Stimmrechtskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen.

Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von den Aktionären im Rahmen der Übermittlung des Nachweises ihres Aktienbesitzes angegeben wurden, übermittelt die depotführende Bank die personenbezogenen Daten an die Gesellschaft.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre ist für deren Zugang zum HV-Portal und die Stimmrechtausübung für die virtuelle Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die IVU Traffic Technologies AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist seit dem 24. Mai 2018 Art. 6 Abs. 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung.

Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die IVU Traffic Technologies AG verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Die Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der IVU Traffic Technologies AG. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern und dem Notar zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis. Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Pflichten gespeichert und anschließend gelöscht.

Sofern Aktionäre von der Möglichkeit Gebrauch machen, im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung Fragen einzureichen, und ihre Fragen dort behandelt werden, erfolgt dies grundsätzlich unter Nennung ihres Namens. Dieser kann von anderen Teilnehmern der virtuellen Hauptversammlung zur Kenntnis genommen werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, den Ablauf der virtuellen Hauptversammlung möglichst an eine physische Hauptversammlung anzugleichen, und des berechtigten Interesses der übrigen Hauptversammlungsteilnehmer, den Namen eines Fragestellers zu erfahren, erforderlich. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Aktionäre und deren Bevollmächtigte können der Nennung ihres Namens aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Die Aktionäre haben darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten. Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der IVU Traffic Technologies AG über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

IVU Traffic Technologies AG
Investor Relations
Bundesallee 88
12161 Berlin
E-Mail: ir@ivu.de

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der IVU Traffic Technologies AG ebenfalls unter den zuvor angegebenen Kontaktdaten.

Informationen und Unterlagen zur Hauptversammlung

Die Einberufung der Hauptversammlung mit den gesetzlich geforderten Angaben und Erläuterungen ist auch über die Internetseite der Gesellschaft unter

zugänglich, auf der sich zudem die Informationen gemäß § 124a AktG befinden.

Auf der Internetseite der Gesellschaft unter

finden sich zudem weitergehende Erläuterungen zu den Rechten der Aktionäre nach §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG, § 123 Abs. 3 Nr. 2, § 125, § 64 Abs. 2 UmwG. Nach der Hauptversammlung werden die Abstimmungsergebnisse unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt EUR 17.719.160,00 und ist in 17.719.160 Stückaktien eingeteilt. Die Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung beträgt damit 17.719.160. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung 162.750 eigene Aktien. Aus eigenen Aktien stehen der Gesellschaft keine Rechte, insbesondere keine Stimmrechte, zu. Die Anzahl eigener Aktien kann sich bis zum Tag der Hauptversammlung noch verändern.

Technische Hinweise zur virtuellen Hauptversammlung

Um die virtuelle Hauptversammlung zu verfolgen sowie das HV-Portal zu nutzen und Aktionärsrechte auszuüben, benötigen Aktionäre eine Internetverbindung und ein internetfähiges Endgerät. Um die Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung optimal wiedergeben zu können, wird eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Übertragungsgeschwindigkeit empfohlen.

Nutzen Aktionäre zum Empfang der Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung einen Computer, benötigen Sie einen Browser und Lautsprecher oder Kopfhörer.

Für den Zugang zum HV-Portal der Gesellschaft benötigen Aktionäre Ihre Stimmrechtskarte, welche sie nach ordnungsgemäßem Nachweis des Anteilsbesitzes unaufgefordert zugesendet bekommen. Auf dieser Stimmrechtskarte finden sich die individuellen Zugangsdaten, mit denen eine Anmeldung im HV-Portal möglich ist.

Um das Risiko von Einschränkungen bei der Ausübung von Aktionärsrechten durch technische Probleme während der virtuellen Hauptversammlung zu vermindern, wird empfohlen - soweit möglich - die Aktionärsrechte (insbesondere das Stimmrecht) bereits vor Beginn der Hauptversammlung durch (elektronische) Briefwahl auszuüben. Das HV-Portal ist für die Ausübung des Stimmrechts ab dem 4. Mai 2022 zugänglich.

Weitere Einzelheiten zum HV-Portal und den Anmelde- und Nutzungsbedingungen erhalten die Aktionäre zusammen mit ihrer Stimmrechtskarte bzw. im Internet unter

Hinweis zur Verfügbarkeit der Bild- und Tonübertragung

Die Aktionäre, die rechtzeitig ihren Aktienbesitz nachgewiesen haben, können die gesamte Hauptversammlung in Bild und Ton über das HV-Portal im Internet verfolgen. Die Bild- und Tonübertragung der virtuellen Hauptversammlung und die Verfügbarkeit des HV-Portals kann nach dem heutigen Stand der Technik aufgrund von Einschränkungen der Verfügbarkeit des Telekommunikationsnetzes und der Einschränkung von Internetdienstleistungen von Drittanbietern Schwankungen unterliegen, auf welche die Gesellschaft keinen Einfluss hat. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistungen und Haftung für die Funktionsfähigkeit und ständige Verfügbarkeit der in Anspruch genommenen Internetdienste, der in Anspruch genommenen Netzelemente Dritter, der Bild- und Tonübertragung sowie den Zugang zum HV-Portal und dessen generelle Verfügbarkeit übernehmen. Die Gesellschaft übernimmt auch keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für das HV-Portal eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz vorliegt. Die Gesellschaft empfiehlt aus diesem Grund, frühzeitig von den oben genannten Möglichkeiten zur Rechtsausübung, insbesondere zur Ausübung des Stimmrechts, Gebrauch zu machen. Sofern es Datenschutz- oder Sicherheitserwägungen zwingend erfordern, muss sich der Versammlungsleiter der Hauptversammlung vorbehalten, die virtuelle Hauptversammlung zu unterbrechen oder ganz abzubrechen.